Obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej

Obsługa korespondencji w firmie stanowi stanowi bardzo ważny element prowadzenia każdej działalności gospodarczej. Sprawny przepływ informacji w firmie to gwarancja jej odpowiedniego działania. Nie jest to jednak proste, zwłaszcza kiedy firma się rozrasta,  a korespondencji zarówno wychodzącej jak i przychodzącej jest coraz więcej. Aby usprawnić funkcjonowanie całej firmy, warto zdecydować się na outsourcing obsługi korespondencji wychodzącej i przychodzącej. 

Korespondencja papierowa – ważne narzędzie marketingowe

Korespondencja papierowa nadal bardzo często wykorzystywana jest jako jedno z głównych narzędzi marketingowych w firmie. Pomimo wielu nowoczesnych rozwiązań, chociażby mailingu, wiele firm nadal opiera swój kontakt z klientem na korespondencji klasycznej.Obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej  wymaga jednak dużego zaangażowania ze strony pracowników firmy – nie jest to zadanie łatwe, poza tym jest czasochłonne. Dlatego też, wiele firm decyduje się na outsourcing obsługi korespondencji.

Co oferują firmy zajmujące się obsługą korespondencji wychodzącej i przychodzącej?

Korespondencja wychodząca

Najczęściej firmy zajmujące się obsługą korespondencji dla innego podmiotu gospodarczego, oferują szeroki zakres usług. Jeżeli chodzi o obsługę korespondencji wychodzącej, to zalicza się do niej najczęściej odbieranie korespondencji z siedziby firmy obsługiwanej i wysłanie jej do nadawcy. Jednak, usługa ta jest znacznie bardziej rozbudowana i kompleksowa. Nie wystarczy tylko, że pracownik firmy przewiezie korespondencje z firmy do urzędu pocztowego. Do zadań firmy należy również przygotowanie książek nadawczych w wersji papierowej. Kolejnym zadaniem jest taryfowanie korespondencji oraz ważenie jej i naniesienie na nich wszystkich potrzebnych opłat pocztowych. Dopiero ostatnim ogniwem jest bezpieczne dostarczenie tej korespondencji na pocztę i nadanie jej. Jak często firmy zewnętrzne mogą odbierać korespondencje wychodzącą od firmy? Wszystko zależy od indywidualnych ustaleń. Jedna firma będzie potrzebowała, aby korespondencja wychodząca odbierana była każdego dnia, inna by była odbierana raz lub dwa razy w tygodniu.

Korespondencja przychodząca

Jeżeli chodzi o korespondencję przychodzącą, to jej outsourcing ma dla niektórych  firm bardzo duże znaczenie. Dlaczego? Firmy, zwłaszcza te większe, maja wiele działów. W firmie pracuj osoby odpowiedzialne za różne działania firmy. Do każdego z tych działów i do poszczególnych osób każdego dnia przychodzi korespondencja. Aby w firmie nie zapanował chaos, konieczne jest dystrybuowanie korespondencji w konkretne miejsca, do konkretnych pokoi i pracowników. Dzięki możliwości korzystania z pomocy profesjonalnych firm, działanie to jest bardzo usprawnione. W zakresie usług firm odpowiadających za obsługę korespondencji przychodzącej jest przede wszystkim odbiór tejże korespondencji ze skrytek oraz punktów, w której się znajduje. Wszystkie te listy i przesyłki muszą zostać opisane i rejestrowane. Następnie dokumenty te zostają dostarczone do klienta. Oczywiście w ramach tej usługi wiele firm oferuje bardzo dużą elastyczność.

Dopasuj usługę do faktycznych potrzeb firmy

Jeżeli szukamy dla swojej firmy odpowiedzialnego partnera, który oferuje obsługę korespondencji wychodzącej i przychodzącej należy bardzo dokładnie zaznajomić się z proponowanymi przez niego usługami. Ważne jest to, aby móc elastycznie dopasować poszczególne usługi do naszej firmy i do sposobu jej działania i funkcjonowania. Niektóre firmy niestety nie oferują elastyczności w tej kwestii – przedsiębiorca ma do wyboru konkretne pakiety. Jeżeli w danym pakiecie są usługi, z których nie korzysta, to i tak będzie musiał za nie zapłacić. Jeżeli zatem chcemy wyłącznie obsługę korespondencji firmowej – odbieranie korespondencji, warto znaleźć firmę, która oferuje wyłącznie tę usługę. Ważne jest także to, aby móc zmienić pewne ustalenia w czasie trwania umowy. Zdarza się, że zmieniają się warunku w naszej firmie i konieczne jest rozbudowanie usług, albo ich redukcja. Firma, z którą współpracujemy w ramach outsourcingu obsługi korespondencji firmowej, nie powinna robić nam z tego tytułu żadnych problemów.